职场精进:如何做好一份会议纪要? 人才就业

/ / 2019-11-03
本文详述:写好一份会议纪要的方法。前天看到同事从领导办公室出来,看神色不对问了句:怎么啦?“哎,还不是因为最近的项目进度汇报,领导太挑剔了,真心累!”细问了下,原来是会议纪要出了些问题,挨来一顿骂:“做了这么久的产品,为什么你连一篇会议纪要都写不好!”你是否曾经收到过这样的邮件——标题:201902......

本文详述:写好一份会议纪要的方白金会法。

前天看到同事从领导办公室出来,看神色不对问了句:怎么啦?

“哎,还不是因为最近的项目进度汇报,领导太挑剔了,真心累!”

细问了下,原来是会议纪要出了些问题,挨来一顿骂:“做了这么久的产品,为什么你连一篇会议纪要都写不好!”

你是否曾经收到过这样的邮件——标题:20190216,点开看竟然是X项目的纪要,密密麻麻的一堆文字。

这时候,你的第一反应是什么?头痛,关掉,然后邮件就沉了?

要是发出纪要的是你,这结果是你想要的吗?

答案是否定的。

关于如何写会议纪要?

身边的人基本的回答是:“我知道——先写什么、然后、最后,balabala……”

“为什么这样写?”

“嗯……没想过。”

知其然不知其所以然,就好比玩狼人杀,知道自己死了,却不知道为什么。

冤~啊~这当然不是一个产品人严谨的作风。

因此,对于这个问题,我先来抛个砖。

为节省大家的时间,先给出整体的思路,本篇重点在理论篇。

一、概念:信息场、信息势、信息合力

写会议纪要,是我们日常工作中,再平常不过的一项工作了。

如果要问:写会议纪要写得最多的人是谁?

那当然是老板的秘书了中华娱乐,老板开会越多,纪要越多。

秘书(secretary):受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人——百度百科。

为啥要拿这个秘书的定义来说,其实我想让大家关注一个关键词:处理通讯。

作为团队的管理者,每天需要各种会议将信息传达、探讨,形成共识。

为了深入理解开会这个行为,我在这里提出三个概念:信息场、信息势和信息合力。

为方便大家理解,绘制丑图如下:

一句话概括:在有信息传递的场景下,每个人都在都有一个合力,每个人的合力融合成团队的合力。(概念有点抽象,可略读)

1. 信息场

信息场,是信息单元的聚合场,有高密度、流通快的特点。

社会是一个巨大的信息场,人与人之间时时刻刻都在发生连接,而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。

从微观上看,每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。

而从宏观来看,这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的,每个人在场中交换特定的信息单元。

2. 信息势

信息之所以能够流动,当然有一个力量在推动。

而这个力量就是信息势,即为:合力之间的信息力差。

举个通俗的例子:

在公司这个信息场中,公司为了挣钱(信息合力1),老板为了完成追求更好的生活(信息合力2),新员工为了学到更多的技能(信息合力3)。

三个合力之间,其实就会有信息力差,所以会在公司这个信息场中,频繁地交换信息单元。

3. 信息合力

信息合力,无序信息单元聚合在一起的结果。

通俗理解即为:我们的共同目标。

我为什么写文章,我的信息合力是:通过输出想法、收集想法,完成闭环,以变成更好、更完整的自己。你呢?

可以说人类的一些聚合形态,其目的就是:创建一个信息场,让每个团队的成员根据自己的合力,输出信息单元,最终达成大的合力。

二、开会的本质

理解了信息场的概念之后,我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。

作为一个会议记录者,是否清楚地知道:到底什么样的会才是一个好的会议?

可能很多人都会先问出一个问题:为什么要开会?不开行不行,比如换成打电话、发邮件等?

当然,这个得根据具体问题具体分析了。

如果说形成合力的过程,通过非会议的形式的时间效率更高,那开会不是一个最佳的方式。

所以开会的本质,我理解有如下两点:

1. 提升信息单元流通的效率

产品工作当中,有跟业务、老板、设计师、开发九乐棋牌、测试等多种角色沟通。

如果信息流是:A–产品、产品–BCD,有这种并集等关系等话,还是考虑用开会的形式,提升流通效率。

2. 达成信息的合力

笔者认为,没有达成信息合力的会议,都不是一个好的会议。

所以你可以看看:开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期?

如果没有,可以建议会议发起者进行明确。

三、会议的类型

做会议纪要者,经常会为两个事情发愁:

会上信息太多,不知道记录什么? 编写纪要,记录了很多却往往想不起领导说的那个关键信息。

这时候,搞清楚会议的类型就比较重要的,笔者称之为:场景化的前置思考。

从信息场的概念上来看,可以分为三大类:

传递已经形成的信息合力。 通过探讨,形成新的信息合力。 前两者兼有。

为通俗理解,下面举下具体的案例:

四、纪要者的道

明确了开会的本质和会议类型之后,你可能要问:到底该怎么做,才能写好一篇纪要啊?

来,这里就讲讲一个写纪要者思考方法:

1. 明白自身使命

能清晰传达信息合力。

正如前面所讲,会议就是一个信息场,目标就是为了更好地达成信息合力。

所以对于纪要者自身,是要把合力内容简单、清晰地表述出来——合力是什么?分力由谁出?

2. 懂纪要面向人群

纪要最终的呈现状态为:邮件、文档,以将流动的信息单元完成固化。

作为纪要者,需要清楚地知道:纪要是给谁看的?

给整个团队?给领导?还是给执行者看?

写法是有侧重点的,对于给未参会者来说,也是有差异的。

具体会在第五部分讲到。

五、纪要者的术

术:具体执行落的办法。

区分两个场景:记会议内容和写出来。

1. 记录会议内容

清楚会议目的:好的会议都是有会议预期的,建议大家提前搞清楚。

记录的侧重点:

通知类和讨论类的记录侧开元棋牌白金会重点不一样。

通知侧重于记录合力的重点——是否需要与会者出力?时欧博平台间计划有要求么?还是仅仅在了解层面?

讨论类需要多一部分,是在记录有价值的信息单元。所以,在开会的过程中,要有意识地去找这些信息。

记录的工具:

记录的框架清晰后,还需要高效的工具,这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。

建议:提前准备好记录框架,包括合力部分和记录信息单元部分。

工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力,比如增删(可以用Xmind记录)。

2. 写纪要

优质的纪要对于读者来说就是:单位时间内能够获得更多所需要的信息单元。

可以分为两部分衡量:可读性好和内容框架好。

可读性好是侧重在:排版、信息传递高效。

这就不展开了,下面说下内容框架是怎么回事。

内容框架:分为信息合力部分和个人出力部分。

另外的方面是:区分阅读人群。通俗解释是:见人说人话,见鬼说鬼话。对人来说,要是你鬼话连篇,人就不爱听拉,下面稍微列下:

给整个团队:达成的信息合力是什么?不同人需要出力的点分别是什么? 给领导的:达成的合力是什么?形成的过程是啥?有需要领导给出意见或支持吗? 给执行者:达成的信息合力是什么?你需要出力的点及时间计划

对大部分人来说,写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分,但其中能够看出一个人的职业化水平。

笔者结合自身所见所想,从信息场的概念切入,逐步分析开会的本质、纪要者应该具备的思考模型和执行方法。

希望对你有一些小帮助、小启发。

以上,就是我抛出来的砖,欢迎找我来一起分享你的好玉。

 

作者:15年毕业于华南理工大学,有运营和产品经历,现负责金融大数开元棋牌据产品:个性化推荐、意图搜索,AI智能客服。个人微信公众号:大雄背起行囊。

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